業務引き継ぎあるある①

こんにちは。

ふくここです。

さて、2月も終わりに近づいてきましたが、

とてもラッキーな事に、次のお仕事も無事決まりました。

なんと今回、1発で決まりましたよ。

結果的に、最初に顔合わせをしていた企業様からOKをいただきました。

2月1日より、新しい職場で頑張っております。

新しい職場での様子は、またおいおい書きたいと思います。

今日は、業務引き継ぎの際によくある事を書きたいと思います。

(あるあるシリーズですw)

私も、直近で体験していますので(笑)

これは、派遣社員だろうと正社員だろうと、

もっと枠を広げれば、会社員に限らずによくある事だと思います。

そして、業務を引き継ぐ側と、引き継がれる側という2局の立場が生じます。

まず初めに、人に何かを教えるって、実はすごく難しいです。

なぜなら、自分と相手の価値観が違うから。

簡単に説明すると、自分にとっては「簡単なこと」でも、

相手にとっては「難しいこと」だったりします。

ですので、もし私が”教える立場”になった場合、

まずは相手の特徴を見抜きます(笑)

どんなことが得意で、どんなことが苦手なのか・・・

今までどんな業務をして来られたのかなど、

何気ない会話の中で質問してみます。

仕事のことだけでなく、

差し支えない程度でプライベートのことも。

教える側になると、どうしても”教えたいこと”がいっぱいで、

さらに時間が決まっている時もありますから、

あれやこれやと、まくし立てるようになりがちです。

しかし、人間が集中していられる時間はほんのわずか・・・

小学校の時、校長先生の話が長くて、

内容を全部覚えていることはありませんでしたよね?

それと同じで、人は最初の数十秒しか記憶に残りません。

どれだけ熱心に語っても、後のことは頭の中をスルーしていきます(笑)

実際に、引き継がれる側になってみると、よくわかりませんか?

私なんて、最後は日本語にすら聞こえませんから(笑)

では、どうすればよいのでしょう。

とても簡単です。

適当に「間」を入れるんです。

「間」を入れると、頭の中にインプットされる時間ができます。

脳に、整理整頓の時間を与えてあげるんです。

話が上手い人って、この「間」の取り方が上手なんですよね。

スティーブ・ジョブズのプレゼンにも、絶妙な「間」があります。

人に聞かせるのではなく、聴かせる技です。

それから、人に何かを教えるとなると、

どうしても「自分のペース」で進みがちです。

「自分のペース」というのは、スケジュールのことではありません。

自分はすでにその業務について熟知していますが、

教える相手は全くの無知です。

自分が知っていて当たり前だと思っていることも、

相手は何も知りません。

教える時は「相手のペース」に合わせる。

先ほども言いましたが、人には得意・不得意がそれぞれあります。

私にも、あります(笑)

得意なことなら、少しの説明でもすぐに理解できますが、

不得意なこととなると、そうはいきません。

相手がどの程度理解しているのか、「間」をうまく利用しながら確認し、

相手のペースに合わせてあげること。

やたらめったら専門用語ばかり出さないこと。

小学生でもわかるような説明にしてあげること、などなど・・・

もうね・・・大変です(笑)

ストレス半端ないと思います(笑)

何度教えても覚えてくれない。

何度教えても間違える・・・

そんな愚痴が出て来ます。

ただ、忘れないでほしいのは、

そんな自分も最初は何も知らなかったこと。

いろんな人に教えてもらい、今日まで続けて来られたこと。

ついつい忘れてしまいます。

初心、忘れべからず。

と、今回は「引き継ぐ側」を中心に書きました。

簡単にまとめると

・得意・不得意を見極めること

・適度な「間」を作り、整理整頓の時間を与えること

・相手のペースで進めること

春は異動(移動)の季節。

業務引き継ぎを控えている方の参考になれば幸いです。

次回は「引き継ぎを受ける側」について書いてみたいと思います。

では、また。

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