こんにちは。
ふくここです。
さて、2月も終わりに近づいてきましたが、とてもラッキーな事に、次のお仕事も無事決まりました。
なんと今回、１発で決まりましたよ。
結果的に、最初に顔合わせをしていた企業様からOKをいただきました。
2月1日より、新しい職場で頑張っております。
新しい職場での様子は、またおいおい書きたいと思います。
今回は、業務引き継ぎの際によくある悩みを書きたいと思います。（あるあるシリーズですw）
業務の引き継ぎは、派遣社員や正社員といった雇用形態関係なく、ごく普通にある事です。
私も、直近で体験していますので「あー、あるある」と思いながら読んでいただければ嬉しいです。
人に教えるのは難しい
まず最初に、人に何かを教えるってすごく難しいと思いませんか？
なぜなら、自分と相手の価値観が違うからです。
業務を引き継ぐ場合、”教える側”と”教わる側”という２局の立場が生じます。
もし私が「教える立場」になった時は、まず相手の特徴を見抜きます。
・どんな業務をしてきたか
など、何気ない会話の中で質問してみます。
差し支えない程度で、プライベートのことも聞いたりします。
仕事のことばかり聞いて堅苦しい雰囲気になった時に、とても効果的です。
こんな感じで、まずは「教える人」にどのような特徴があるのかを把握します。
なぜなら、自分にとっては「簡単でやり慣れた業務」でも、相手にとっては「今回初めてやる業務」なのかもしれません。
つまり、相手のレベルに合わせて「教える」ようにします。
集中できる時間は限られている
教える側になると、どうしても”教えたいこと”がいっぱいで、あれやこれや言いがちです。
さらに、業務引き継ぎとなると時間にも限りがあるので、なおさら急足になります。
だからと言って、一度にたくさんのことをまくしたてるように言ってはいけません。
実は、人間が集中していられる時間はほんの数十秒しかありません。
どれだけ熱心に語っても、集中力が切れた後のことは頭の中をスルーしてしまいます。
例えば、小学校の時の校長先生の話を思い出してください。
話の内容を覚えていられましたか？（笑）
記憶に残ったのは、出だしの数秒〜数分間と話のオチくらいではないでしょうか。
これは、”教わる側”になった時に感じられると思います。
派遣社員をしていれば、業務を引き継がれる立場になることもありますよね。
理解する前に、もう次の話が始まってしまうなんてことは経験しているはずです。
こんな感じで、どうしても伝えたいことがたくさんあると、一度に話たくなってしまいます。
では、どうすればよいのでしょう。
その答えはとても簡単です。
適当に「間」を入れるだけです。
「間」を入れると、相手の頭の中にインプットされる時間ができます。
脳に、整理整頓の時間を与えてあげるんです。
話が上手い人って、この「間」の取り方が上手なんですよね。
スティーブ・ジョブズのプレゼンにも、絶妙な「間」があります。
人に聞かせるのではなく、聴かせる技です。
あ、今話が長くなっちゃってるなと感じたら、少し間を置いてみるといいでしょう。
相手のペースに合わせる
人に何かを教えるとなると、どうしても「自分のペース」で進みがちです。
「自分のペース」というのは、スケジュールのことではありません。
自分はすでにその業務について熟知していますが、教える相手は全くの無知です。
自分が知っていて当たり前だと思っていることも、相手は何も知りません。
教える時は「相手のペース」に合わせること。
人には得意・不得意がそれぞれあります。
私にも、不得意なことはあります（笑）
得意なことなら、少しの説明でもすぐに理解してもらえますが、不得意なこととなるとそうはいきません。
相手がどの程度理解しているのか、「間」をうまく利用しながら確認し、相手のペースに合わせてあげましょう。
その時の注意としては、やたらめったら専門用語ばかり出さないこと！
小学生でもわかるような説明にしてあげることが大切です。
もうね・・・大変です（笑）
ストレス半端ないと思います（笑）
何度教えても覚えてくれない。
何度教えても間違える・・・
そんな愚痴が聞こえてきそうです。
ただ、今では目を瞑ってもできる業務だとしても、最初は自分も何も知らなかったわけです。
いろんな人に教えてもらい、今日まで続けて来られたことを思い出してください。
初心、忘れべからず！
まとめ
今回は「引き継ぐ側」つまり、業務を”教える立場”からの視点を中心に書きました。
簡単にまとめると、
・適度な「間」を作り、整理整頓の時間を与えること
・相手のペースで進めること
の3点になります。
春は異動（移動）の季節。
業務引き継ぎを控えている方の参考になれば幸いです。
次回は「引き継ぎを受ける側」について書いてみたいと思います。
では、また。
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