こんにちは。
ふくここです。
さて、2月も終わりに近づいてきましたが、とてもラッキーな事に、次のお仕事も無事決まりました。
![ふくここ](https://i0.wp.com/bonheurdecoco.com/wp-content/uploads/2019/08/07.png?resize=661%2C580&ssl=1)
なんと今回、1発で決まりましたよ。
結果的に、最初に顔合わせをしていた企業様からOKをいただきました。
2月1日より、新しい職場で頑張っております。
新しい職場での様子は、またおいおい書きたいと思います。
今回は、業務引き継ぎの際によくある悩みを書きたいと思います。(あるあるシリーズですw)
業務の引き継ぎは、派遣社員や正社員といった雇用形態関係なく、ごく普通にある事です。
私も、直近で体験していますので「あー、あるある」と思いながら読んでいただければ嬉しいです。
人に教えるのは難しい
まず最初に、人に何かを教えるってすごく難しいと思いませんか?
なぜなら、自分と相手の価値観が違うからです。
業務を引き継ぐ場合、”教える側”と”教わる側”という2局の立場が生じます。
もし私が「教える立場」になった時は、まず相手の特徴を見抜きます。
・どんな業務をしてきたか
など、何気ない会話の中で質問してみます。
差し支えない程度で、プライベートのことも聞いたりします。
仕事のことばかり聞いて堅苦しい雰囲気になった時に、とても効果的です。
こんな感じで、まずは「教える人」にどのような特徴があるのかを把握します。
なぜなら、自分にとっては「簡単でやり慣れた業務」でも、相手にとっては「今回初めてやる業務」なのかもしれません。
つまり、相手のレベルに合わせて「教える」ようにします。
集中できる時間は限られている
教える側になると、どうしても”教えたいこと”がいっぱいで、あれやこれや言いがちです。
さらに、業務引き継ぎとなると時間にも限りがあるので、なおさら急足になります。
だからと言って、一度にたくさんのことをまくしたてるように言ってはいけません。
実は、人間が集中していられる時間はほんの数十秒しかありません。
どれだけ熱心に語っても、集中力が切れた後のことは頭の中をスルーしてしまいます。
例えば、小学校の時の校長先生の話を思い出してください。
話の内容を覚えていられましたか?(笑)
記憶に残ったのは、出だしの数秒〜数分間と話のオチくらいではないでしょうか。
これは、”教わる側”になった時に感じられると思います。
派遣社員をしていれば、業務を引き継がれる立場になることもありますよね。
理解する前に、もう次の話が始まってしまうなんてことは経験しているはずです。
こんな感じで、どうしても伝えたいことがたくさんあると、一度に話たくなってしまいます。
では、どうすればよいのでしょう。
その答えはとても簡単です。
適当に「間」を入れるだけです。
「間」を入れると、相手の頭の中にインプットされる時間ができます。
脳に、整理整頓の時間を与えてあげるんです。
話が上手い人って、この「間」の取り方が上手なんですよね。
スティーブ・ジョブズのプレゼンにも、絶妙な「間」があります。
人に聞かせるのではなく、聴かせる技です。
あ、今話が長くなっちゃってるなと感じたら、少し間を置いてみるといいでしょう。
相手のペースに合わせる
人に何かを教えるとなると、どうしても「自分のペース」で進みがちです。
「自分のペース」というのは、スケジュールのことではありません。
自分はすでにその業務について熟知していますが、教える相手は全くの無知です。
自分が知っていて当たり前だと思っていることも、相手は何も知りません。
教える時は「相手のペース」に合わせること。
人には得意・不得意がそれぞれあります。
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私にも、不得意なことはあります(笑)
得意なことなら、少しの説明でもすぐに理解してもらえますが、不得意なこととなるとそうはいきません。
相手がどの程度理解しているのか、「間」をうまく利用しながら確認し、相手のペースに合わせてあげましょう。
その時の注意としては、やたらめったら専門用語ばかり出さないこと!
小学生でもわかるような説明にしてあげることが大切です。
もうね・・・大変です(笑)
ストレス半端ないと思います(笑)
何度教えても覚えてくれない。
何度教えても間違える・・・
そんな愚痴が聞こえてきそうです。
ただ、今では目を瞑ってもできる業務だとしても、最初は自分も何も知らなかったわけです。
いろんな人に教えてもらい、今日まで続けて来られたことを思い出してください。
初心、忘れべからず!
まとめ
今回は「引き継ぐ側」つまり、業務を”教える立場”からの視点を中心に書きました。
簡単にまとめると、
・適度な「間」を作り、整理整頓の時間を与えること
・相手のペースで進めること
の3点になります。
春は異動(移動)の季節。
業務引き継ぎを控えている方の参考になれば幸いです。
次回は「引き継ぎを受ける側」について書いてみたいと思います。
では、また。
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